La próxima entrada en vigor, el día 2 de octubre de 2016, de las Leyes 39/2015, de 1 de octubre de 2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y 40/2015, de la misma fecha, de Régimen jurídico del Sector Público, trae consigo nuevas obligaciones para las personas jurídicas, y también para algunas personas físicas, como es el caso de los profesionales de colegiación obligatoria.
La Ley 39/2015 establece en su artículo 14 que las personas jurídicas (por ejemplo sociedades de cualquier tipo, incluidas las sociedades profesionales, asociaciones, etc.), y también quienes ejerzan una actividad profesional que requiera colegiación obligatoria (como es el caso de los ingenieros técnicos de telecomunicación), estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo. Obviamente, en el caso de las personas físicas citadas, sólo cuando intervengan precisamente en el ejercicio de dicha actividad profesional.
Para las personas físicas distintas de las mencionadas (o para un colegiado obligatorio pero cuando no actúe en ejercicio de su actividad profesional) el relacionarse electrónicamente con la Administración es un derecho, no una obligación; es decir, será voluntario y podrán elegir si se comunican con las Administraciones Públicas mediante papel, o por medios electrónicos.
La obligación de relacionarse electrónicamente con la Administración se extiende también tanto a las entidades sin personalidad jurídica, como a los empleados públicos, pero en este último caso habrá que estar a la norma que dicte cada Administración.
Estas reglas son aplicables a los procedimientos administrativos que se inicien a partir de 2 de octubre de 2016. La eficacia real de esta obligación podría quedar un tanto demorada, dado que ciertas disposiciones sobre la administración electrónica, como el “registro electrónico”, o el “punto de acceso general electrónico de la Administración” no serán obligatorias para todas las Administraciones hasta el 2 de octubre de 2018. Y lo cierto es que hay muchas Administraciones que aún no están preparadas, o aún no lo están para todos los procedimientos (las que tienen sede electrónica suelen tener un listado de procedimientos habilitados electrónicamente).
Sin embargo, dado que la obligatoriedad de relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones, para personas jurídicas y profesionales de colegiación obligatoria, entra en vigor ya, parece conveniente que se adopten las medidas necesarias para poder hacerlo sin problemas, al menos con aquellas Administraciones que ya tienen operativos sus servicios electrónicos para ese procedimiento.
En este sentido, resulta necesario que tanto las personas jurídicas como los profesionales cuenten con:
Certificados de firma o de sello
Dirección Electrónica Habilitada -DEH- (es conveniente, no imprescindible)
Los certificados de firma, y certificados de sello electrónico
Persona física: certificado de firma electrónica, incluido el DNI electrónico.
Personas jurídicas:
certificado de firma electrónica de persona física como representante de persona jurídica, o
certificado de sello electrónico
Estos certificados permitirán la presentación de instancias y escritos de trámite a través del Registro electrónico o la sede electrónica de la Administración de que se trate.
En el caso de las personas jurídicas, siguen manteniendo su vigencia (hasta que caduquen) los actuales certificados de firma electrónica de persona jurídica, pero ya no se emitirán o renovarán certificados de este tipo. En lo sucesivo, sólo se emitirán certificados derepresentante de persona jurídica.
Provisionalmente, en tanto no se disponga de ellos, creemos posible presentar el escrito por una persona física, haciendo ésta uso de su certificado personal, manifestando que se interviene en representación de la entidad y aportando como documento anexo (como habitualmente se venía haciendo en papel) copia escaneada del correspondiente poder notarial.
Las notificaciones electrónicas
Dado que la Administración notificará a través de medios electrónicos, hay que tener en cuenta que estas notificaciones se realizarán en la sede electrónica de esa Administración o en la dirección electrónica habilitada única (DEH) del interesado.
La DEH es como un apartado postal pero digital. Se trata de un registro en el que, mediante el certificado electrónico, puedes dar de alta la dirección de correo electrónico -una o varias, esto último puede ser interesante para una empresa- a la que te remitirán las alertas de notificaciones, para que entres en el llamado “buzón electrónico” y accedas a la notificación.
En este momento no todos los organismos públicos están dados de alta en la DEH como organismo emisor, y los que lo están, aún no están en todos los procedimientos posibles.
La otra forma de recibir notificaciones es en la sede electrónica de la concreta Administración.
En las notificaciones electrónicas hay que distinguir dos momentos fundamentales:
el de “puesta a disposición”, que es el momento en que la Administración “cuelga” la notificación, de forma que el interesado puede acceder a ella y
el de “acceso”, cuando éste la ve (en ese momento se produce la notificación).
Transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación, si el destinatario no ha accedido a ella, se considerará rechazada, lo que implica que se entiende correctamente realizada, pero ya no se podrá leer su contenido. Por ello, la solución práctica es entrar como máximo cada 10 días para hacer la comprobación de si existen notificaciones.
Como se ha apuntado antes, la Ley prevé que la Administración puede avisar de la existencia de notificaciones. Por ello, cuando se inicie un procedimiento, además de indicar el medio electrónico por el que se desea ser notificado, conviene indicar el móvil, la dirección de correo electrónico -o ambos-, a fin de que se envíen avisos de notificación mediante e-mail o sms (aunque la falta de aviso no privará de efectos a la notificación).
Requisitos de las instancias
Ya se ha señalado que hay personas que están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración. Pero es posible que la Administración no esté preparada para ello, bien porque no tenga los medios electrónicos en general, o porque no se pueda presentar ese escrito en particular de forma electrónica. Ante esta situación, lo recomendable es que los obligados intenten hacer la presentación electrónicamente, y, sólo si no pueden, lo hagan en papel haciendo constar esta circunstancia y adjuntando cualquier elemento de prueba que pueda obtenerse (por ejemplo, cuando sea posible, un “pantallazo” donde se aprecie el rechazo o la imposibilidad de presentación), sobre todo por lo que más adelante se indica sobre la subsanación.
Las instancias o solicitudes que se presenten deben indicar el medio electrónico en que se desea que se practiquen las notificaciones del procedimiento (por ejemplo, la dirección electrónica habilitada). Ya se ha indicado que es conveniente aportar en todo caso un número de teléfono móvil o una dirección de correo electrónico, con el fin de que la Administración avise de la puesta a disposición de una notificación.
En las instancias debe constar el Código de identificación del órgano al que se dirige. Si no se conoce o no se encuentra indicado en la sede electrónica a través de la cual deba realizarse la presentación, hay que ponerse en contacto previo con la Administración destinataria para que lo facilite (según la Ley, se encuentra obligada a ello).
Importante: Si los interesados a que se refiere esta nota (personas jurídicas y personas físicas que ejerzan una actividad profesional que requiera colegiación obligatoria) estaban obligados a presentar electrónicamente el escrito y, sin embargo, lo hacen en papel, se les requerirá para que lo subsanen y presenten electrónicamente, pero, y esto es muy importante, se considerará como fecha de presentación la de subsanación, no la de la presentación inicial en papel).
En las presentaciones electrónicas se emitirá un recibo que acredite la fecha y hora de presentación de las solicitudes, comunicaciones y escritos que presenten por medios electrónicos.
Aclaración: la diferencia entre identificación y firma
En muchos casos no es necesaria la firma electrónica para acceder a un expediente electrónico, bastando la identificación, si hay registro previo como usuario.
La firma también identifica, pero dependiendo de las gestiones puede bastar una clave.
Es imprescindible la firma electrónica para firmar solicitudes, declaraciones responsables o comunicaciones, para presentar recursos, para desistir o renunciar. En el resto de los casos, por ejemplo, para “ver” el expediente electrónico, puede bastar una clave que el sistema facilite tras registrarse (de todos modos, el que el sistema establezca una clave con este fin es algo que dependerá de cada Administración y/o procedimiento).
Novedad interesante sobre plazos señalados en días
A los procedimientos iniciados a partir del 2 de octubre de 2016 se les aplica también la nueva norma: los sábados se consideran inhábiles.
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